La presente Política de Tratamiento de  Datos  Personales  (la  “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza FHM Consulting S.A.S (el “Responsable” o “FHM Consulting Colombia”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley  Estatutaria  1581  de  2012,  y  el Decreto  1074  de  2015,  por  medio  de  los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

1. Información del Responsable

• Razón social: FHM Consulting SAS
• Domicilio:  Bogotá  D.C., Colombia.
• Dirección: Calle 98 No 9a 41 Oficina 402
• Email: Jaime.rodriguez@fhmconsulting.co
• Teléfono: 3115894166

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.

a.    Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada.

FHM Consulting Colombia accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:

b.     Finalidades para el tratamiento de datos de clientes:

• Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales. 
• Procesar y asegurar el cumplimiento  y  entrega  de  los  productos y/o servicios adquiridos por los clientes de FHM Consulting Colombia, así como elaborar la facturación correspondiente.
• Envío de publicidad sobre productos y servicios de FHM Consulting Colombia.
• Ofrecimiento de productos de las  distintas  líneas  comerciales de FHM Consulting Colombia.
• Comunicar descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos.
• Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
• Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por FHM Consulting Colombia.
• Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento  de clientes.
• Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.
• Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y  servicios prestados por FHM Consulting Colombia.

c.    Finalidades para el tratamiento de datos de empleados:

• Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago   a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normas vigentes.
• Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que  señale el Trabajador o entidades expresamente indicadas por el Trabajador.
• Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con el Empleador, de ser el caso.
• Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
• Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
• Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo.
• Evaluar el desempeño laboral del Trabajador.
• Recolectar información y evidencia con el fin de  realizar  procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.
• Almacenar los datos personales en el sistema  informático interno del Empleador.
• Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en esta Sección, exclusivamente para los fines aquí previstos.
• Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del Trabajador con el Empleador.

d.     Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores:

• Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
• Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores,  con  cualquier  información  de la que FHM Consulting Colombia legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
• Comunicación, consolidación, organización,  actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se  relacionan  o vinculan a los proveedores y contratistas con FHM Consulting Colombia.
• Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.

e.     Tratamiento de datos sensibles.

FHM Consulting Colombia podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus empleados  tales  como  videos,  fotografías  y huellas dactilares. Así mismo, FHM Consulting Colombia obtiene información sobre el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de obligaciones legales sobre  salud  ocupacional.  Para estos efectos,  FHM  Consulting  Colombia  dará  aplicación  a  las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:

Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles.  Esta  autorización  será  implementada  en toda recolección de datos sensibles, salvo en  los siguientes  casos  en los que no se requiere autorización por disposición legal:

i. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

ii. El Tratamiento sea  efectuado  en  el  curso  de  las  actividades legítimas y con las debidas  garantías  por  parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón  de  su  finalidad.  En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

iii. El Tratamiento se refiera a datos que sean  necesarios  para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

iv. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los casos en que FHM Consulting Colombia tenga acceso a datos sensibles, el tratamiento de los mismos se realizará con las siguientes finalidades:

Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y trabajadores para los siguientes fines:

• Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
• Contar con  la  información  necesaria  para  atender  cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de  FHM Consulting Colombia.
• Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el  SG-  SST,  y  cualquier  otro  programa, sistema y/o plan que busque proteger la  salud  del  trabajador y las personas en el lugar de trabajo.

Datos biométricos (huellas y fotografías) de trabajadores:

• Identificar al personal que acceda a las instalaciones de FHM Consulting Colombia.
• Dar acceso a las instalaciones de FHM Consulting Colombia.
• Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones  de FHM Consulting Colombia.
• Cumplimiento de las  obligaciones legales  que se deriven de  la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante  el  Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
• Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza FHM Consulting Colombia a sus trabajadores.
• Publicitar y difundir la  participación  de  trabajadores  de  FHM Consulting Colombia en  distintas  actividades,  congresos y eventos de tipo social.

3. Video vigilancia

FHM Consulting Colombia utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.

La información  recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. FHM Consulting Colombia implementará autorizaciones para la obtención de esta información que cumpla con las normas que regulan el acceso a datos sensibles.

4. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes:

FHM Consulting Colombia podrá tratar datos de los hijos de candidatos   o   empleados   que   sean   menores   de   18   años.   Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para  ello,  bajo  los  requisitos señalados en la regulación de  protección  de  datos.  Por  esta  razón,  las finalidades que tiene la recolección de estos datos son:

• Identificación de los hijos de un candidato en las visitas  y  entrevistas que se realicen en el domicilio del candidato.
• Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
• Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que FHM Consulting Colombia ha organizado para sus hijos.
• Comunicar a los trabajadores el nacimiento de los hijos de funcionarios de FHM Consulting Colombia.

5. Transferencias y Transmisiones de datos personales.

FHM Consulting Colombia transfiere datos de sus clientes y colaboradores a aliados internacionales y miembros de su grupo empresarial localizados en Estados Unidos,  México,  España,  Perú,  Chile o a cualquier país donde FHM Consulting Colombia tenga operación, dentro del desarrollo de sus negocios, asesoría y  el desarrollo de las finalidades señaladas en esta Política.

Así mismo, FHM Consulting Colombia realiza transmisiones de datos personales de sus clientes y colaboradores debido a que varios prestadores de servicios contratados por FHM Consulting Colombia, se encuentran fuera del país. Así mismo, FHM Consulting Colombia cuenta con servicios de Cloud para el almacenamiento de esta información, cuyos servidores están localizados fuera del país. FHM Consulting Colombia ha implementado las autorizaciones y contratos de transmisión necesarios para dicho fin.

6. Derechos que le asisten como Titular de los datos.

De  conformidad  con  lo  establecido  en  el  artículo  8  de  la Ley 1581 de 2012  y el  decreto  1074  de  2015  (Capítulo  25),  el  Titular de  los  datos personales tiene los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FHM Consulting Colombia, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FHM  Consulting Colombia, en su calidad de Responsable  del  Tratamiento,  salvo  cuando expresamente se exceptúe como requisito  para  el  Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la  Ley  1581 de 2012  (o  en  las  normas  que  la  reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.

c. Ser informado por FHM Consulting Colombia, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por  infracciones  a lo  dispuesto  en  la  Ley 1581 de 2012, una vez  haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FHM Consulting Colombia.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El Área de deontología, conflictos de  interés  y  cumplimiento normativo de FHM Consulting Colombia, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio  de los derechos del Titular de la información personal.

8. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos
   
   a. Procedimiento para acceso y de consulta

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las  bases  de  datos  en  posesión  de FHM Consulting Colombia, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición  al correo  electrónico datospersonales@fhmconsulting.co, comunicarse al (311)  5894166 o formular estas peticiones por escrito, y radicarlas en la Calle 98 No 9a 41 Oficina 402 de lunes a viernes en horario de 8:00 AM a 1:00 PM o  de 2:00 PM a 6:00 PM en la ciudad de Bogotá.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en la base de datos de FHM Consulting Colombia debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante FHM Consulting Colombia, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

a. El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo datospersonales@fhmconsulting.co o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario de 8:00 AM a 1:00 PM o 2:00 PM a 6:00 PM, en la Calle 98 No 9a 41 Oficina 402, en la ciudad de Bogotá.

b. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

c. La solicitud debe contener la siguiente información:

i. La identificación del Titular.

ii. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

iii. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

iv. La descripción clara y precisa de los datos  personales  respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

v. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

vi. Los documentos que se quiera hacer valer.

vii. Firma, número de identificación y huella.

viii. Radicación en original.

d. Si el reclamo resulta incompleto, FHM Consulting Colombia requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción  del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos  (2)  meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

e. Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

f. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

g. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún  caso  podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho a solicitar a FHM Consulting Colombia la supresión (eliminación) de sus datos personales y en especial cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los  principios,  deberes  y  obligaciones  previstas  en  la  Ley  1581  de 2012.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o  tratamientos  realizados  por  FHM Consulting Colombia.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a  obligaciones  fiscales,  la  investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios  para  proteger  los  intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

11. Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de  sus  datos  personales  en  cualquier  momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

12. Seguridad de la Información.

En desarrollo del principio de seguridad, FHM Consulting Colombia ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas  razonables  para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado  o  fraudulento.  El  acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y FHM Consulting Colombia no permitirá el acceso a esta información por  parte de terceros, a excepción de  un  pedido  expreso  del  Titular  de los datos o personas  legitimadas  de  conformidad  con  la  normatividad nacional.

13. Vigencia de la Política.

FHM Consulting Colombia cuenta con una Política de Tratamiento desde  el año 2018.  Cualquier  cambio  sustancial  en  esta política  será dado a conocer mediante un anuncio en la página web de la Firma.

El término de las  autorizaciones sobre el uso de los datos  personales  se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación  al servicio y durante el ejercicio del objeto  social  de  la  compañía,  salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto